La dématérialisation ne doit pas être confondue avec la numérisation d’un document. En effet, la dématérialisation implique un processus complet permettant une meilleure gestion de tous les documents d’une entreprise : factures, bulletins de salaire, bons de commande, courriers…
Il s’agit de transférer toutes ces données depuis un support papier vers un support numérique. Aujourd’hui, des logiciels performants existent pour dématérialiser efficacement les documents de son entreprise et gagner ainsi un temps précieux !
GED signifie « Gestion Électronique de documents« . Un tel logiciel facilite énormément les flux de données qui circulent au sein d’une entreprise et fluidifie les échanges d’informations.
Il s’agit donc de produire les documents directement au format numérique à partir d’un système d’information adapté, et de transformer les documents papiers reçus au format numérique.
Il existe aujourd’hui des solutions de GED intelligentes qui « comprennent » automatiquement vos documents pour mieux les classer, les retrouver, les archiver, les lier à vos flux d’entreprise, et ainsi faciliter votre gestion et votre comptabilité.
Avez-vous déjà entendu parler de la technologie « OCR » pour « Optical Character Recognition » ? Celle-ci permet aux solutions que nous proposons de lire automatiquement tous vos documents (pdf, images, document word…). Pour une facture d’achat par exemple, la solution détecte automatiquement la date, le nom du fournisseur, le montant TVA, le montant TTC, et classe dans un dossier fournisseur toutes les factures émises par ce dernier. Plutôt pratique, non ? 😉
Il est plus judicieux de parler de dématérialisation des processus plutôt que de dématérialisation des documents. Dématérialiser implique en effet une réorganisation profonde du processus de traitement de vos documents : tâches à réaliser, intervenants, outils mis en oeuvre, procédures…
C’est la raison pour laquelle nous accompagnons les entreprises de toutes tailles dans la mise en place de solutions de Gestion Électronique de Documents. Nous vous conseillons et vous accompagnons pour que cette mise en place soit une réussite.
N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus et être accompagné sur la Gestion Électronique de Documents pour votre entreprise.
Vous pouvez également en savoir plus sur notre page dédiée à la GED.
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