Au-delà de la conformité RGPD : meilleures pratiques pour la gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents (GED) est essentielle pour la mise en conformité au RGPD (règlement général sur la protection des données). Elle permet de stocker, gérer et partager certaines données de façon numérique. Pour que ce système soit efficace, vous devez utiliser de bons outils et adopter de bonnes pratiques. Le blog Bureau des Télécoms vous donne quelques astuces pour faciliter l’intégration et assurer l’efficacité de votre système GED.

Déterminez des objectifs clairs et les indicateurs clés

Connaitre vos objectifs est nécessaire avant la mise en place d’une solution GED. Cela vous permettra de savoir si le système répond réellement à vos besoins. Ce processus de dématérialisation des documents peut en effet être mis en place pour plusieurs raisons. L’entreprise peut l’adopter pour :

faciliter la recherche des documents,
améliorer le processus de collaboration,
économiser sur les coûts de stockage des documents papier…

En fonction de vos objectifs, le choix des outils et des méthodes pour la numérisation peut varier. Vous devez ensuite déterminer des indicateurs clés de performance qui vous aideront à mesurer votre progression. Vous devez ainsi évaluer régulièrement le système GED. Vous pouvez ainsi déterminer les paramètres à améliorer pour assurer son efficacité continue.

Gestion électronique des documents : priorisez l’automatisation des processus métier simples

Le processus métier est l’ensemble des actions structurées et connexes qui permettent à une société d’optimiser ses ressources et atteindre ses objectifs. Elles sont souvent réalisées au quotidien et peuvent être contraignantes. Leur automatisation vous permettra d’alléger la tâche à vos employés et de gagner du temps.

Le traitement des données ou la suite des activités sera plus fluide et facile à exécuter. Cette décision servira également à réduire certaines dépenses de l’entreprise. De plus, vous pourrez mieux vous concentrer sur les processus essentiels pour un meilleur rendement.

Optez pour une interface utilisateur fluide et simple d’utilisation

Le principal objectif de la mise en place de la GED est de limiter les efforts fournis par vos collaborateurs pour certaines tâches. Vous devez donc veiller à ce que l’interface du logiciel de gestion électronique des documents soit fluide et facile à utiliser. Il n’est pas nécessaire que toutes les fonctionnalités s’affichent en même temps.

L’idéal est que les utilisateurs voient uniquement les données dont ils ont besoin pour faire leur travail. Si cela est possible, personnalisez l’interface du système en fonction du rôle de chaque collaborateur au sein de l’entreprise.

Classifiez les documents à gérer et sécurisez les données électroniques

Avant de mettre en place un logiciel GED, vous devez faire une classification des documents à numériser. Cela permettra de gagner du temps une fois que le processus sera lancé. Pour plus d’efficacité, nous vous conseillons d’utiliser des outils comme les imprimantes virtuelles… Elles aident à capturer et à enregistrer le document papier d’origine. Vous ne perdez aucune information et la numérisation est automatique. N’hésitez pas à améliorer également le processus papier pour avoir de meilleurs résultats.

Concernant la sécurisation des données, il s’agit d’un élément clé de la GED. Vous devez mettre en place des mesures pour protéger toutes vos informations. Vous pouvez par exemple intégrer des fonctions de signature électronique ou d’autres formes d’identification dans votre système.

Établissez des règles et des politiques pour la gestion des documents

La politique de gestion des documents est nécessaire pour une GED bien structurée, cohérente et conforme à vos exigences. Celle-ci consiste à définir des règles et des procédures pour mieux encadrer la création, la conservation et la gestion des données.

Toute votre équipe sera donc informée de l’emplacement de chaque document. Cela leur permettra de les retrouver facilement et les traiter depuis n’importe où. Pour avoir une excellente synchronisation des informations, vous pouvez intégrer la gestion électronique des documents à d’autres systèmes comme les CRM, les ERP… Vous pourrez alors les partager entre les logiciels sans aucune perte de donnée.

Formez les utilisateurs du système GED

Le système de gestion électronique des documents sera en grande partie utilisé par vos collaborateurs. Pour que le processus soit accepté et bien assimilé, vous devez d’abord en informer vos collaborateurs. Cette étape doit être effectuée avant la mise en place de la GED.

Vous devez ensuite faire des formations pour leur présenter le fonctionnement du logiciel pour une utilisation efficace. Dans le cas contraire, les actions à exécuter seront toujours lentes et votre équipe aura du mal à adopter le nouveau système.

Élaborez un système de contrôle des versions des documents

Le contrôle des versions ou versioning permet d’enregistrer tout document modifié sous une nouvelle version. Le logiciel note souvent le numéro, la date de l’enregistrement, le statut… Cela évite un double travail et permet de conserver l’intégrité des documents. Le mode d’enregistrement permet en effet à tous les collaborateurs de reconnaitre facilement la version récente. Vous vous assurez également qu’en cas de modification, c’est le dernier document enregistré qui sera traité.